保育園の書類配布と回収チェックリスト

• 【最低ライン】書類ごとに、提出期限と回収先を書き添えて配っているか
• 【最低ライン】名簿×書類の回収チェック表で、未提出がひと目で分かるか
• 【最低ライン】担任が受け取った書類は、その日のうちに事務の回収箱へ集まるか
• 配布台帳に、書類ごとの「最後の行き先」（園で保管／市区町村へ提出）が書いてあるか
• 市区町村へ出す書類は、園の期限を締切より前に置いているか
• きょうだいのいる家庭で、「家庭に1枚」か「子どもごとに1枚」かを分けているか
• 回収箱は外から中身が見えず、閉園後は事務室へ引き上げているか
• 受け取ったその場で、署名欄・日付・添付を確かめているか
• 催促が「期限前の全体へのお知らせ」と「期限後の個別の一声」に分かれているか
• 回収が終わったら、台帳に「完了」と「次回の気づき」を書いているか

なお、提出が必要な書類の種類や様式、署名・押印の要否は、自治体や園の方針によって異なります。市区町村へ出す書類は、その年度の案内を確認してから配布台帳に載せてください。

書類を配って集める仕事は、終わっても誰かに褒められることの少ない仕事です。全員分そろって当たり前、足りなければ気になって仕方ない。その「当たり前」を、毎年、毎月、事務の誰かが支えています。

でも、そろった書類の1枚1枚は、子どもの健康のこと、お迎えに来る人のこと、家庭の事情のこと。園が子どもを安心して預かるための土台です。あなたが最後の1枚まで気にかけているのは、その土台を大事にしているからです。

まずは、いま手元にある書類1つぶんの表から。空いたマスが見えるだけで、夕方の照合は、少し短くなります。