保育園の誤送信を防ぐチェックリスト

• 保護者全員への連絡を、メールから連絡アプリの配信機能へ寄せられないか検討したか
• メールで一斉送信するときの宛先グループを、事前に作ってあるか
• 一斉送信はBCC、TOには園のアドレスを入れる形で統一しているか
• 「宛先・添付・本文」の3つを確認する場面を、園として線引きしたか
• 添付ファイルは、名前ではなく開いて中身を見る習慣にしたか
• 名簿や請求関係のファイルを、おたよりと同じフォルダに置いていないか
• 宛先グループを見直す時期（進級時・入退園のあった月末）を決めたか
• 連絡先を分けているご家庭の設定が、最新になっているか確認したか
• 誤送信が起きたときの手順を、1枚の紙にして事務室に置いてあるか
• 報告先（園長・法人・自治体の担当課）と連絡先を、その紙に書いてあるか
• メールの送信取り消しの猶予設定を、使える状態にしてあるか

誤送信を一度でも経験すると、その後しばらく送信ボタンが怖くなります。その怖さは、あなたが情報の重さをきちんと分かっている証拠でもあります。ただ、怖さで防ぐのはとても消耗します。怖さの代わりに手順を置いて、あとは手順に任せてしまいましょう。園の連絡をこれだけ大量に、しかも間違いなく届け続けているのは、外からはほとんど見えない仕事です。それでも、その積み重ねが保護者との信頼をつくっています。

送る前に3秒止まれた日が、少しずつ増えていけば十分です。今日はまず、宛先グループを一度開いてみるところからで大丈夫です。