二重入力をなくす、名簿・台帳の一元管理の始め方チェックリスト

まずここだけ（必須）

• 「これが大もと」と決めた名簿を一つ選んだ
• 変更は大もとから直す、というルールを共有した

できれば

• 大もとに載せる基本項目（氏名・生年月日・連絡先など）を決めた
• 他の台帳の基本情報を、大もとからコピーする形にした
• 大もとに「更新日」を書く場所を作った
• 個人情報の保管場所・アクセスできる人の範囲を決めた（初回のみ。一度決めれば毎回の確認は不要です）
• コピーを自動化できないか、余裕のあるときに検討することにした

名簿や台帳で扱う項目・様式は、園の運営方針や自治体の求めによって異なります。個人情報の取り扱いルールは、園の規程や公式のガイドラインに沿って整えてください。ここで整理しているのは、あくまで「二重入力を減らすための置き場所の考え方」です。

同じ情報を何度も書き写す仕事は、それだけで気力を使います。それでも一人ひとりの情報を正しく保ってきたのは、あなたが園児と保護者を大切にしてきたからです。一度に全部を一元化しなくて大丈夫。今日、「これが大もと」と一つ決められたなら、二重入力を減らす仕組みはもう動き始めています。この地味な土台づくりが、園の毎日を静かに支えていきます。