保育園の職員名簿と資格証チェックリスト

• 園の「大もとの名簿」が1枚に決まっているか
• 氏名・生年月日・職名・雇用形態・勤務時間が入っているか
• 保有資格と登録番号、登録年月日の欄があるか
• 原本確認日と確認者の欄があるか
• 退職者を別のシート（または欄）に移して履歴が残っているか
• 名簿を開ける人の範囲が決まっているか

資格証

• 入職時に原本を目で見る流れになっているか
• 「その場で写しをとってお返しする」と先に伝えているか
• 写しが職員ごとのファイルに綴じられているか
• 複数の資格を持つ職員は、すべての写しがそろっているか
• 保育士以外（栄養士・調理師・看護師など）の分も確認できているか
• 子育て支援員などの「研修修了証」と、資格証を混同していないか

変更があったとき

• 氏名変更の連絡を受けたら、園の書類を直す担当が決まっているか
• 本人へ資格証の書換え交付を案内できているか
• 案内する用紙・送り先の情報を、園で用意してあるか
• 手続き中であることを、名簿の備考欄に書いているか
• 紛失の相談を受けたときに、再交付の案内ができるか

続ける仕組み

• 年1回の見直し時期を決めたか（年度がわりの前がおすすめ）
• 見直しの手順を、次の担当者が読める形で残したか
• キャリアアップ研修の受講状況も同じタイミングで見ているか

職員名簿と資格証の管理は、誰かに褒められる種類の仕事ではありません。そろっていて当たり前、抜けていたときだけ話題になる。そういう仕事です。

でも、この土台があるから、監査の書類が短時間でそろい、加算の申請でつまずかず、「うちの園は保育士が何人います」と迷いなく言えます。園が安心して回っていることの、いちばん下の段を作っているのが、この作業です。

もし今、写しが見つからない職員がいても、それは仕事が雑だったからではありません。人が入れ替わり、名前が変わり、担当が代わっていく現場では、放っておけばずれるのがふつうです。ずれに気づいて、直そうと思ったところから整い始めます。

明日は、ファイルを3冊開くところからで十分です。1冊ずつ確かめていけば、必ずそろいます。