保育園の紙書類をスキャン・PDF化チェックリスト

始める前に

• 「よく探す書類」を3つ書き出したか
• 書類を「スキャンして使う」「スキャン＋原本も保管」「紙のまま」に分けたか
• 会計・契約・労務の書類の扱いを、法人本部や会計担当に確認したか

ファイル名とフォルダ

• ファイル名のルールを1行で決めたか（例：年度_書類の種類_内容）
• 書類の種類の言葉を、園の中で1つにそろえたか
• フォルダを「年度」→「書類の種類」の2段くらいにしたか
• ルールを紙に書いて、スキャンする場所の近くに貼ったか

スキャンするとき

• 拡大して、文字がはっきり読めるか確かめたか
• 保存先を、園で決めた共有フォルダにしたか
• 私物のUSBメモリや個人のパソコンに保存していないか

原本の扱い

• 保存年限を確かめてから、原本の扱いを決めたか
• 署名入り・契約・会計・労務の書類は、原本を残しているか
• 迷う書類は「原本も保管」にしておいたか

続けるために

• 新しく出る書類を「その月のうちに」スキャンする場面を決めたか

全部を一度にそろえなくて大丈夫です。今日は「よく探す書類」を3つ書き出すところから始めてみましょう。