自治体から届いた年度更新の依頼文と就労証明書の束を机に広げ、対象の園児が何人になるか数えている保育園の事務担当者
入園・退園事務約13分

保育園の現況届・年度更新（継続利用確認）の進め方と回収のコツ

夏のある朝、自治体から分厚い封筒が届く。開けてみると、依頼文が1枚と、同じ様式の書類が何十枚も。「継続利用の確認をお願いします」と書いてある。

——これ、誰の分を、いつまでに、何枚集めるんだったっけ。

去年もやったはずなのに、毎年ここで手が止まりますよね。園によっては担当が替わっていて、前任者のメモも見当たらない。そのあいだにも通常の事務は流れてくるし、保護者への配布は早いほうがいいのはわかっている。

大丈夫です。年度更新の事務は、覚えることは多くありません。やることの順番さえ決まっていれば、あとは同じ道を通るだけの仕事です。今年は、その順番を一緒に作っていきましょう。

結論：まずやることは3つだけです。①自治体の依頼文から「対象・様式・締切・提出先」の4点を書き出す → ②対象の園児を名簿から絞り、一覧表を1枚つくる → ③回収は締切を2段階（園内締切・自治体締切）に分けて追う。園の役割は「配って・集めて・つないで・記録する」ところまでで、認定の中身を判断するのは自治体です。ここを分けて考えると、ぐっと気が楽になります。

何が起きているか｜名前も時期も、自治体でばらばら

この事務がややこしく感じるのは、呼び方も時期もやり方も、自治体ごとに違うからです。

つまり、ネットで調べた他の園のやり方が、そのままうちに当てはまるとは限らないということです。ここで迷って時間を使ってしまうのは、もったいない。いちばん確かな情報源は、自治体から届いた依頼文そのものです。

そしてもうひとつ、混同しやすいものがあります。

年度更新（継続利用確認）と、9月の保育料の切替は別の手続きです。 保育料の階層区分は市町村民税の額をもとに毎年9月に切り替わりますが、これは自治体が税情報をもとに行うもの。一方の年度更新は「保育の必要性（子どもを預かる理由）がまだ続いているか」を確かめるためのものです。時期が近いので同じ話に見えますが、目的も必要な書類も違います。切替のほうは 保育料の階層区分と市町村民税、9月切替と保護者説明の基本 にまとめているので、あわせて読むと整理しやすいと思います。

まずやること｜依頼文から「4点」を書き出す

封筒を開けたら、読み込む前にメモ用紙を1枚。次の4点だけを書き出します。

  1. 対象：誰の分が必要か（在園児全員か／2号・3号認定だけか／認定の有効期間が切れる子だけか）
  2. 様式：どの書類が何枚必要か（現況届、就労証明書、母子手帳の写しなど。きょうだいがいる場合は世帯で1枚か子ども1人につき1枚かも要確認）
  3. 締切：自治体への提出期限はいつか
  4. 提出先・方法：園がまとめて出すのか、保護者が直接出すのか。紙か電子か

この4点が書けたら、この事務の骨組みはもうできています。判断に迷うところが出たら、自分で決めずに自治体の担当課へ電話するのがいちばん早いです。「園としてどこまでやればいいですか」と素直に聞いて大丈夫。毎年たくさんの園から同じ質問が来ているので、迷惑がられることはありません。

聞いたことは、依頼文の余白に日付とあわせて書き込んでおきます。来年の自分への引き継ぎメモになります。

手順を小さく分けます｜配る前・配るとき・集めるとき

年度更新の書類を配ってから提出するまでの流れを、配る・集める・確かめる・提出の4場面で示した横並びの手順図
通る道は4つだけ。順番を決めておけば、来年はもっと早く終わります。

1. 対象の一覧表を1枚つくる（ここがいちばん効きます）

配る前に、対象の園児をクラス順に並べた一覧表を作ります。作るのはこれだけです。

| クラス | 氏名 | 認定区分 | 認定の有効期間 | 配布日 | 回収日 | 記入もれ確認 | 備考 |

エクセルでもコピー用紙に手書きでも構いません。大事なのは、この1枚を見れば「あと誰が出していないか」が一目でわかること。回収は、この表への「印つけ」の作業になります。

すでに園児台帳や保育ICTシステムに認定区分が入っているなら、そこから書き出せば入力の手間が減ります。台帳がばらばらで毎回作り直しになっているなら、二重入力をなくす、名簿・台帳の一元管理の始め方 が近道になるかもしれません。

2. 「園内締切」を自治体の締切より前に置く

ここがコツです。自治体の締切をそのまま保護者に伝えないでください。記入もれの確認、不足分の追いかけ、まとめて綴じる作業に、必ず時間が要ります。

余裕を持たせるのは、保護者を疑っているからではありません。保護者にも職場に証明書を書いてもらう時間が要るからです。就労証明書は勤務先の記入が必要なので、渡してすぐ返ってくるものではありません。配布のときに「勤務先に書いていただく時間も見て、早めにお願いできると助かります」と一言添えておくと伝わりやすくなります。

3. 配布は「一斉に・同じ日に・同じ形で」

配り方がばらばらだと、そのあとの回収が一気に大変になります。

案内文はいちど作れば、来年は日付だけ替えて使えます。こうしたひな形の作り方は よく使う書類をテンプレ化して、作成の手間を軽くする工夫 にまとめました。

4. 集まったら、その日のうちに一覧表へ印をつける

書類を受け取ったら、机に積まずにその場で表へチェック。1日分をためると、あとで照合するのに何倍も時間がかかります。1枚30秒の作業を、その都度やってしまうのがいちばん楽です。

同時に、記入もれだけ軽く見ておきます。園が見るのは深いところまでではなく、次のくらいで十分です。

就労証明書のどこをどこまで見るかは、就労証明書と保育の必要性、認定事由の確認ポイント で詳しく整理しています。

5. 未提出の方には、責めない言い方で

園内締切を過ぎたら声をかけます。ここは、書き方ひとつで受け取られ方が変わるところです。

未提出のご家庭への声かけ文例

〇〇組 〇〇さんの保護者さま

先日お渡しした継続利用の書類について、まだお預かりできていないようです。行き違いでしたら申し訳ありません。

勤務先にご記入いただく書類のため、お時間がかかることもあるかと思います。ご事情がありましたら遠慮なくお声かけください。園から市の担当課へお伝えできることもあります。

提出の期限は〇月〇日です。よろしくお願いいたします。

「まだですか」ではなく「行き違いでしたら申し訳ありません」から入ると、角が立ちません。出せない事情がある方ほど、声をかけづらくて黙っていることがあります。窓口は開いていますよ、と伝えるつもりで書くとちょうどいい温度になります。

6. 提出したら、控えを残す

まとめて提出したら、提出日・提出方法・枚数・受け取った人の名前をメモに残します。窓口なら受領印をもらえることもあります。電子申請なら受付番号の画面を保存しておきます。

後日「〇〇さんの分が届いていない」と言われたときに、この控えが自分を守ってくれます。一覧表の余白に書いておくだけでも十分です。

つまずきやすいところ

認定の有効期間が途中で切れる子がいます。育児休業中や求職活動中を理由とする認定は、期間が区切られていることが多く、年度更新とは別のタイミングで手続きが要ることがあります。一覧表に「認定の有効期間」の列を作っておくと、この見落としを防げます。

年度の途中で状況が変わった家庭もあります。転職した、育休から復帰した、勤務時間が変わった、下の子が生まれた——こうした変化があると、認定区分や必要書類が変わることがあります。年度更新は、こうした変化をまとめて拾える機会でもあります。区分そのものの考え方は 支給認定1号・2号・3号の違いと変更手続きの基本 にまとめています。

書類にはとても個人的な情報が載っています。勤務先、収入に関わること、家庭の事情。回収箱は事務室の目の届く場所に置き、提出された書類は施錠できる場所へ。机の上に置いたまま席を離れない。当たり前のようでいて、忙しい日ほど抜けやすいところです。

電子申請の自治体では、園の役割が変わります。保護者が直接申請する形になると、園は「案内する」「進んでいるか気にかける」役に回ります。紙のときの感覚で「集めなきゃ」と思っていると、逆に混乱のもとになるので、依頼文で役割を確認しておきましょう。

影響｜整えておくと、どこが楽になるか

園全体の年間スケジュールの中でこの事務がどこに来るかは、保育園の年間事務カレンダー｜提出物チェックリスト付き で確認できます。

明日やること（15分でできる分だけ）

全部は無理です。明日は、このうちどれか1つで十分です。

  1. 自治体から届いた依頼文を出して、対象・様式・締切・提出先の4点に線を引く
  2. 在園児名簿から、対象になる子を数えてみる（配布枚数がわかります）
  3. 一覧表の見出し行だけ作る（クラス／氏名／配布日／回収日／確認）
  4. 園内締切をカレンダーに書き込む（自治体締切の10日前）
  5. 去年の案内文が残っていないか、共有フォルダを検索してみる

このどれか1つが終われば、今日はもう前に進んでいます。

確認チェックリスト

全部にチェックが入る園は多くありません。最低ラインは①対象と締切が言える②一覧表がある③提出の控えが残っているの3つ。ここが押さえられていれば、まず形になっています。

なお、この記事で整理しているのは園の中で進める段取りの型です。対象範囲・様式・締切・提出方法は自治体ごとに定められています。最終的な確認は、お住まいの市区町村の保育担当課の案内に従ってください。

集め終えた年度更新の書類を封筒にそろえて入れ、ほっとした表情で顔を上げている保育園の事務担当者

年度更新の事務は、終わっても誰かに褒められる仕事ではありません。書類が集まって、期限に間に合って、何ごともなく次の年度が続いていく。うまくいくほど、何もなかったように見える仕事です。

でも、その裏で、園に通い続けられる家庭がちゃんとある。保護者が仕事を続けられて、子どもが同じ部屋で同じ友だちと過ごせる。それを支えているのは、封筒を仕分けて、名前に印をつけて、声をかけてきた、その積み重ねです。

一度に完璧な仕組みにしなくて大丈夫。今年は一覧表を1枚作るところまで、来年は案内文を使い回すところまで。それだけで、この事務は毎年少しずつ軽くなっていきます。まずは、届いた封筒を開けるところから。

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