よく使う書類をテンプレ化して、作成の手間を軽くする工夫
「この案内文、去年もほとんど同じの作ったよな」——過去のファイルを探しながら、また一から打ち直している。そんな夕方はありませんか。
行事の案内、欠席連絡の受け答え、職員へのお知らせ、保護者への提出物のお願い。園の書類には、毎回ほとんど中身が同じなのに、そのつど作り直しているものが意外とたくさんあります。限られた人数で回していると、「テンプレにしたほうが早い」とわかっていても、その整理をする時間がいちばん取れないんですよね。それは段取りが悪いからではなく、みんながぶつかる場所です。
結論：全部の書類を一気にテンプレ化しようとせず、まず「毎月・毎年、必ず作るもの」を1つだけ選んで、過去に作った文面を土台に「変わる部分」と「変わらない部分」に分けます。変わらない部分を残し、変わる部分を〔 〕で空けておくだけで、次からの作成がぐっと楽になります。
テンプレ化というと、きれいな書式を新しく作る大仕事に聞こえますが、そうではありません。すでにある書類を「使い回せる形に整えておく」だけです。ゼロから作るより、今あるものを土台にすると、気持ちも作業もずっと軽くなります。
まずは、テンプレにする書類を次の目で選んでみましょう。
- 回数が多いもの：毎月・毎年など、くり返し作っているもの
- 中身がほぼ同じもの：日付や名前を変えるだけで済むもの
- 迷いやすいもの：毎回「どう書くんだっけ」と手が止まるもの
手順を小さく分けます
- テンプレにする書類を1つだけ選ぶ：いきなり全部はしません。まず「これは毎回作るな」と思うものを1つ。行事の案内文でも、提出物のお願いでも、手が止まりやすいものからで大丈夫です。
- 過去に作った文面を1枚コピーする：新しく書き起こさず、去年や先月の実物を土台にします。すでに一度使えた文面なので、それが今のテンプレの元になります。
- 「変わる部分」と「変わらない部分」に分ける：日付・行事名・締切・持ち物など、そのつど変わるところに印をつけます。あいさつ文や園の連絡先など、毎回同じところはそのまま残します。
- 変わる部分を〔 〕で空けておく：たとえば「〔行事名〕は〔日付〕に行います」のように、変わるところを記号で空けておきます。次に使うとき、そこだけ埋めれば完成する形にします。空けた箇所を色付きにしておくと、埋め忘れも防げます。
- 決まった場所に「テンプレ」とわかる名前で保存する：「行事案内_テンプレ」のように、ひと目でわかる名前と置き場所を決めます。次に探すとき迷わない場所に置くのが、いちばんの時短です。
- 使いながら少しずつ直す：一度で完璧にしようとせず、使ってみて「ここは毎回直すな」と気づいた部分を、そのつどテンプレ側に反映します。育てていく感覚で十分です。
テンプレは、あくまで作成を楽にするための下地です。実際に配る前には、日付や名前が正しく差し替わっているか、その回に合わない古い記載が残っていないかを、必ず一度読み返してください。便利になるぶん、埋め忘れや消し忘れだけは静かに確認したいところです。
確認チェックリスト
- 毎月・毎年くり返し作る書類を書き出したか
- その中からテンプレにする1つを選んだか
- 過去の実物を土台にコピーしたか
- 「変わる部分」と「変わらない部分」を分けたか
- 変わる部分を〔 〕などで空けて、色付けなど目印をつけたか
- ひと目でわかる名前・置き場所に保存したか
- 使うたびに、埋め忘れ・古い記載がないか読み返す流れにしたか
一つテンプレができると、「次からここは埋めるだけでいい」という安心が生まれます。個人情報を含む書類をテンプレとして共有・保管するときの決めごとは 保育園の個人情報、保管と共有のルールを整える基本 に、名簿や台帳の入力そのものを軽くする考え方は 二重入力をなくす、名簿・台帳の一元管理の始め方 にまとめています。あわせてのぞいてみてください。
書類のテンプレ化は、立派な書式集を作る仕事ではありません。今ある1枚を「次も使える形」に整えておくだけで十分です。まずは毎回作っている書類を1つ、変わる部分を空けておく——そこまでできれば、明日からの作成はもう少し軽くなります。同じ書類を何度も丁寧に作り続けてきたあなたの積み重ねが、そのままテンプレの土台になります。