よく使う書類をテンプレ化して、作成の手間を軽くする工夫チェックリスト

• 毎月・毎年くり返し作る書類を書き出したか
• その中からテンプレにする1つを選んだか
• 過去の実物を土台にコピーしたか
• 「変わる部分」と「変わらない部分」を分けたか
• 変わる部分を〔　〕などで空けて、色付けなど目印をつけたか
• ひと目でわかる名前・置き場所に保存したか
• 使うたびに、埋め忘れ・古い記載がないか読み返す流れにしたか

一つテンプレができると、「次からここは埋めるだけでいい」という安心が生まれます。個人情報を含む書類をテンプレとして共有・保管するときの決めごとは 保育園の個人情報、保管と共有のルールを整える基本 に、名簿や台帳の入力そのものを軽くする考え方は 二重入力をなくす、名簿・台帳の一元管理の始め方 にまとめています。あわせてのぞいてみてください。

書類のテンプレ化は、立派な書式集を作る仕事ではありません。今ある1枚を「次も使える形」に整えておくだけで十分です。まずは毎回作っている書類を1つ、変わる部分を空けておく——そこまでできれば、明日からの作成はもう少し軽くなります。同じ書類を何度も丁寧に作り続けてきたあなたの積み重ねが、そのままテンプレの土台になります。