文書の保存年限一覧を作って、監査前の探し物を減らすチェックリスト

• 棚・キャビネットの中身を書類名で書き出したか
• 書類を「日々の記録／園児・保護者／お金／職員・労務」にざっくり分けたか
• 保存年限を、思い込みでなく公式情報で確認して埋めたか
• まだ確認できない書類に「要確認」と印を付けたか
• 各行に「保管場所」と「処分時期」を書いたか
• 個人情報を含む書類の保管・処分の扱いを分けて考えたか
• 年に1回、一覧を見直す日を決めたか

一覧ができると、監査の準備そのものも落ち着いて進められます。監査でよく見られる書類の揃え方は 指導監査で見られる書類、慌てず揃える準備の基本 に、日々の記録を残す仕組みづくりは 書類づくりを少し楽にするICT化 に整理しました。年間の事務の流れを見渡したいときは 保育園 年間事務カレンダー＆提出物チェックリスト もあわせてどうぞ。

保存年限の一覧は、一度で完璧に仕上げる仕事ではありません。今日、棚をひとつ開けて、入っていた書類の名前を3つ書き出す。それだけで、もう「探し物を減らす仕組み」は動き始めています。「念のため取っておこう」と迷ってきたのは、園の大切な記録を守ろうとしてきた証です。その丁寧さを、これからは1枚の表に預けて、少し肩の力を抜いていきましょう。