職員の入職・退職、必要な手続きと書類の流れチェックリスト

最優先（期限が短い）

• 社会保険の取得／喪失届［5日以内］／できないとき：まず届出だけ出し添付の不足は後追い、健康保険証が回収できない場合は理由書で対応可否を保険者の案内で確認／併せて：被扶養者異動届（入職時は追加・退職時は削除、添付は加入先の指示に従う）／免除・切替：所定時間要件に満たない等で適用外なら本人へ国民健康保険・国民年金の案内に切替
• 雇用保険の取得／喪失届［取得は翌月10日まで／喪失は10日以内］／代替：被保険者証が無くてもマイナンバーで被保険者番号の検索が可能、離職票の要否は本人確認
• 住民税（特別徴収）の届出［異動後速やかに・提出先は各市区町村］／入職時：「特別徴収切替届」／退職時：「特別徴収に係る給与所得者異動届出書」、一括徴収の可否・普通徴収切替の要否を本人と確認

次にやる（できるだけ早め）

• 雇用契約書・労働条件通知書の締結・保管
• 入職前に集める書類の回収状況確認（マイナンバーと本人確認書類、給与所得者の扶養控除等申告書、前職の源泉徴収票〔年途中入職時〕、被扶養者情報〔続柄・年収見込み〕、基礎年金番号、雇用保険被保険者証〔無ければ後追いで可〕）
• 給与・口座・名簿・シフトへの登録（または抹消）

受け渡し・回収（抜け防止）

• 健康保険証・資格確認書の返納、貸与品の回収。マイナ保険証利用中でも返納が必要なケースがある点に注意
• 交付物の目安時期を本人へ案内／源泉徴収票：退職後できるだけ早く（法定は翌年1/31まで）／離職票：喪失手続き後すみやかに発送／退職証明書：本人請求があれば発行

メモ（適用判定の早見）

• 社会保険：原則 週30時間以上／短時間の特例は週20時間・所定要件・事業所規模あり
• 雇用保険：週20時間以上かつ31日以上の雇用見込み
• 不明点は加入先・公式情報で確認

入職・退職の手続きは、覚えておく仕事ではなく、毎回一覧で確認すればいい仕事です。一度この順番を手元に残しておけば、次からはずっと楽になります。

職員にまつわる事務は、配置基準や処遇改善の管理ともつながっています。あわせて 保育士の配置基準とシフトの基本 や 処遇改善等加算Ⅰ・Ⅱ・Ⅲの違い も整理しておくと、年度の切り替えがぐっと落ち着きます。

期限のある手続きを一つずつ前に進めているだけで、もう十分ていねいな仕事です。表に出にくい事務の積み重ねが、職員が安心して働ける土台を支えています。