保育園の事務室で、机に並べた2枚の決算書を見くらべながら、少し首をかしげている事務職員
補助金・給付・委託費約11分

資金収支計算書と事業活動計算書の見方｜保育園の決算書をやさしく

税理士さんから届いた決算書をひらくと、「資金収支計算書」と「事業活動計算書」という、よく似た名前の表が並んでいる。どちらも最後の行はプラスなのに、金額がまるで違う。理事会で「今年はどうだったの」と聞かれたら、どっちの数字を答えればいいんだろう——。

決算書は、毎年見ているのに、なんとなく苦手なままになりやすい書類です。でも、2つの表が「何を数えているか」がわかると、ぐっと読みやすくなります。この記事では、保育園・認定こども園の事務担当の方が、決算書のどこを見ればいいかを、例の数字を使って一緒に整理します。

結論：資金収支計算書は「お金の出入り」、事業活動計算書は「1年の成果（その年の収益と費用の差）」を表す書類です。数字が違うのは、遊具や設備を買ったお金・積立・減価償却費などの扱いが2つの表で違うからで、どちらかが間違っているわけではありません。まずは、①資金収支計算書で予算とのズレを、②事業活動計算書で前の年とのちがいを見る。この2つから始めれば十分です。

決算書が読みにくいのは、事務の方の力不足ではありません。もともと2つの表は、同じ1年を別の角度から数えているので、並べて見ると混乱して当然なのです。

何が起きているか｜2つの表は「数えているもの」が違う

社会福祉法人が運営する園では、社会福祉法人会計基準にそって、毎年度、主に次の3つの書類（計算書類）を作ります。

このうち、事務の方が迷いやすいのが最初の2つです。

左に通帳から硬貨が出入りする絵と「お金の出入り」のラベル、右に天秤で収益と費用をくらべる絵と「1年の成果」のラベルを並べた図
資金収支計算書は「お金の出入り」、事業活動計算書は「1年の成果」。同じ1年を、別の角度から数えています。

資金収支計算書｜「お金の出入り」を3つの区分で見る

資金収支計算書は、家計簿に近い表です。お金の動きを、次の3つの区分に分けて並べます。

いちばん下には「当期資金収支差額合計」と、年度末に残った支払資金（おおまかには、すぐ使えるお金から、すぐ払うお金を引いた残り）が出てきます。

そして資金収支計算書には、もう1つ大事な特徴があります。「予算」と「決算」と「差異」の列が並んでいることです。年度のはじめに立てた予算に対して、実際はどうだったかを、科目ごとに見くらべられるようになっています。

事業活動計算書｜「1年の成果」を段階ごとに見る

事業活動計算書は、その年度の活動の成果を見る表です。会社でいう損益計算書に近いものですが、社会福祉法人は利益を目的にしないので、「利益」ではなく「増減差額」という言葉を使います。

こちらは「当年度」と「前年度」の列が並んでいるのが特徴です。去年とくらべて、どこが増えて、どこが減ったかが見えます。

具体例｜同じ1年なのに、差額が300万円と770万円になる

たとえば、ある園の1年を、わかりやすく丸めた数字で見てみます（引当金などの細かい差はここでは省いています）。

これを2つの表に当てはめると、次のようになります。

資金収支計算書（お金の出入り）事業活動計算書（1年の成果）
委託費などの収入・収益＋1億2,000万円＋1億2,000万円
人件費・事業費・事務費−1億1,200万円−1億1,200万円
遊具の購入−300万円出てこない
減価償却費出てこない−30万円
積立資産への積み立て−200万円費用には出てこない
差額＋300万円＋770万円

差額のちがいは、770万円−300万円＝470万円。中身は、遊具の300万円＋積立の200万円−減価償却費の30万円＝470万円で、ぴったり説明できます。

ポイントは次の3つです。

つまり、「どちらの数字が正しいか」ではなく、それぞれの表が違う質問に答えているのです。「今年、手元のお金はいくら増えたか」なら資金収支計算書、「今年の運営で、収益と費用の差はどうだったか」なら事業活動計算書を見ます。

なお、事業活動計算書には「国庫補助金等特別積立金取崩額」という、費用からマイナスする科目が出てくることがあります。これは、施設整備の補助金で買った建物や設備の減価償却費のうち、補助金でまかなった分を打ち消すためのものです。名前は難しいですが、「補助金で建てた分の減価償却費は、園の負担としては数えない」くらいに受け止めておけば大丈夫です。

影響｜読み方がわかると、説明と次の予算がラクになる

2つの表の役割がわかると、事務の仕事の中で、こんな場面が少しラクになります。

反対に、決算書を「税理士さんが作ってくれたもの」としてしまっておくと、予算と実際のズレが毎年くり返されたり、聞かれたときに答えにつまったりしがちです。全部を読みこなす必要はありません。見る場所を決めておくだけで十分です。

明日やること｜見る場所を3つに絞る

決算書を前にしたら、次の順で見てみてください。

1. 資金収支計算書の「差異」の列で、ズレの大きい科目に印をつける

予算と決算の差が大きい科目に、付せんや蛍光ペンで印をつけます。目安は、金額の大きい科目から3つくらいで十分です。それぞれ「なぜずれたか」を1行で書き添えます（例：「年度途中で保育士を1名増やした」「光熱費の単価が上がった」）。

資金収支計算書の差異の列が大きい科目には、備考欄に理由を書く欄がある様式も多いので、そこを読むのも手がかりになります。

2. 事業活動計算書の「サービス活動増減差額」を、前年度とくらべる

本業の成果にあたる「サービス活動増減差額」の、当年度と前年度をくらべます。大きく変わっていたら、人件費・事業費・事務費・減価償却費のどれが動いたのかを見ます。

3. 2つの表の差額が違う理由を、1行で言えるようにする

具体例のように、「遊具の購入と積立があったから」「大きな修繕があったから」など、差の理由を1行でメモしておきます。この1行が、理事会や監査での説明の土台になります。

どれも、税理士さんや法人本部の経理担当に「ここがずれているのは、何が理由ですか」と聞きながら進めて大丈夫です。わからないところを聞けることも、決算書を読む力の1つです。

確認チェックリスト

最低ラインは、①2つの表の役割の違いを言える ②予算と決算のズレが大きい科目を把握している、の2点です。ほかは、できるところから少しずつで十分です。

なお、ここで紹介したのは社会福祉法人会計基準にもとづく決算書の基本的な見方です。株式会社やNPO法人などが運営する園でも、委託費の使い方の報告などで、資金の収支を示す書類の提出を求められることがあります。様式や細かい取り扱いは、法人の種類や自治体によって違うため、その年度の自治体の案内や担当課、顧問の税理士さんに確認してください。

明るい午前中の保育園の事務室で、決算書を間にして、事務職員と園長が笑顔でうなずき合っている場面
見る場所が決まれば、決算書は「わからない書類」から「園の1年を語る書類」に変わります。

決算書は、数字がぎっしり並んでいて、最初は誰でも身構えてしまう書類です。でも、その数字の1つひとつは、この1年に園で毎日続けてきた保育や事務の積み重ねでもあります。給食を作り、遊具を直し、職員の給与を払い、将来のために少しずつ積み立ててきた——決算書は、その1年を数字で書いた記録です。

全部をわかろうとしなくて大丈夫です。今年は「差異」の列に印をつけるところまで。来年はそこに、前の年とのちがいを1行足す。そうやって1年ずつ、決算書は読める書類になっていきます。

まずは、付せんを1枚。ズレの大きい科目に貼ることから始めてみましょう。

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園に入るお金と、その使い方を整える記事を置いています。

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