秋の夕方の保育園の事務室で、年長児の保護者から卒園アルバムについて相談を受け、うなずきながら話を聞いている事務職員
保護者対応・おたより約11分

卒園式・卒園アルバムの段取り｜保護者への案内は秋から逆算

運動会が終わってひと息ついた頃、お迎えの保護者から声をかけられます。「卒園アルバムって、今年も保護者で作るんですか？」「写真って、もう集めはじめたほうがいいですか？」

そうか、もうその時期か——と思いつつ、去年の資料を探してみると、案内文はあっても「いつ何を決めたか」が残っていない。担当だった職員はもう異動している。年に一度しかない行事ほど、段取りは毎年ゼロからになりがちですよね。

結論：卒園式と卒園アルバムの段取りは、10月に「誰が・何を・いつまでに」を園の中で決めてから、11月に保護者へ最初の案内を出すと、3月がぐっと静かになります。決めておくのは4つ。①アルバムを誰が作るか（園・業者・保護者有志のどれか）②費用をどう集めるか（使いみちと金額を先に書面で示す）③写真と名前の扱い（掲載の同意・名前の表記確認）④卒園式の案内を出す時期と中身。この4つが決まれば、あとは逆算カレンダーに沿って進めるだけです。

卒園は、子どもにとっても保護者にとっても、園にとっても一度きりの区切りです。だからこそ「ちゃんとしなきゃ」と身構えてしまいますが、事務の仕事は特別なことをするより、毎年同じ順番で回せる形にすること。今年それを作っておけば、来年の誰かがずいぶん助かります。

何が起きているか｜卒園の段取りがこじれやすい3つの理由

段取りが毎年バタバタするのは、担当者の手際の問題ではありません。卒園まわりには、こじれやすい条件がもともと重なっています。

逆にいえば、この3つに先回りしておけば、トラブルの多くは起きる前に小さくできます。

具体例｜秋から3月までの逆算カレンダー

卒園までの段取りを「方針決め」「ご案内」「名前確認」「卒園式」の4つの場面で左から右へ示した図
秋に園の方針を決め、案内を出し、名前の表記を確かめてから式を迎える。この順番を毎年の型にしておくと、引き継ぎもしやすくなります。

3月の卒園式から逆算すると、目安はこんな流れです。月はあくまで目安なので、園の行事予定や、業者に頼む場合はその入稿締切に合わせてずらしてください。

時期園の中でやること保護者に伝えること
10月アルバムの作り方・費用・写真の扱い・式の日程案を決める（まだ出さない）
11月案内文と同意書を用意する。業者に頼む場合は見積もりを取る卒園アルバムの最初の案内、写真掲載の確認
12月写真の集まり具合を確認。卒園証書の名前の表記を確かめる名前の表記確認のお願い、写真提出の締切
1月アルバムの入稿準備。式の案内文を作る卒園式の第1報（日時・場所・参加人数の目安）
2月アルバムの校正。式の出欠と座席の準備式の詳しい案内（服装・撮影・持ち物）
3月納品・配布。集金の精算。式の当日精算のご報告、お礼

ポイントは、10月の欄に保護者向けの項目がないことです。園の方針が決まらないうちに保護者に話しはじめると、「去年はこうだった」「隣の園はこうしている」という声に、その場で答えることになります。まず園の中で決める。それから伝える。この順番だけで、ずいぶん楽になります。

明日やること｜10月に園の中で決める4つ

1. 卒園アルバムを誰が作るか

作り方は、大きく分けて3通りです。

どれが正しいということはありません。大事なのは、どこまでが園の仕事で、どこからが保護者の仕事かを、最初の案内に書いておくことです。保護者有志にお願いする場合も、「園の職員が撮った写真をどこまで提供できるか」「園内の写真をいつ・どう渡すか」は園の判断になります。ここは園長・主任とすり合わせておきましょう。

2. 費用をどう集めるか

アルバム代を保護者から集める場合、使いみち・金額・お願いする理由を、先に書面で示して説明し、同意をもらってから集めるのが基本です。認可保育所などで保護者から実費を受け取るときの考え方は、副食費の実費徴収と同じ流れで整理できます。

保護者有志が集金する場合でも、園の名前で案内を出すなら、金額と集め方は園も把握しておきたいところです。年度の途中で退園・転園するお子さんがいたときに、すでに集めた費用をどうするかも、最初に決めておくと揉めません。

3. 写真と名前の扱い

卒園アルバムは、よそのお子さんの写真が載った冊子が、各家庭に渡るものです。だから、ふだんの写真掲載の同意とは別に、「卒園アルバムに載せてよいか」をあらためて確認します。入園時の同意書で足りる園もありますが、ご家庭の事情は数年のうちに変わることがあります。

掲載を希望されないご家庭があったときに、そのお子さんだけが写っていない冊子にならないよう、「顔が分からない後ろ姿の写真にする」「クラスの集合写真だけにする」など、園としての配慮の形を先に考えておくと、ご家庭も申し出やすくなります。写真の同意の取り方は、写真販売と肖像権の同意確認の手順がそのまま使えます。

4. 卒園式の案内を出す時期と中身

卒園式の案内は、1月に第1報、2月に詳しい案内の2段階にすると、保護者が仕事の予定を立てやすくなります。第1報で伝えるのは、日時・場所・参加できる人数の目安の3つだけ。詳しい案内では、服装・撮影のルール・持ち物・当日の流れを伝えます。

撮影のルール（式の最中は立ち上がらない、撮影は決まった場所から など）は、当日に口頭で伝えるより、案内文にあらかじめ書いておくほうが伝わります。行事案内の組み立て方は行事の案内・出欠確認の連絡文にまとめています。

謝恩会など保護者主催の会がある場合は、園は会場や日程の相談に乗るところまで、のように関わり方を決めておくと、職員の負担も、保護者への気づかいも、ちょうどよい距離で保てます。

そのまま使える文例

園の言葉づかいに合わせて、入れ替えて使ってください。

① 卒園アルバムの最初の案内（11月）

年長組の保護者のみなさまへ

卒園まで、あと5か月ほどになりました。今年度も、卒園の記念にアルバムをお作りする予定です。

・作り方：園と制作業者で作成します（保護者のみなさまに編集をお願いすることはありません）
・費用：おひとり◯◯円（使いみちは、アルバムの制作・印刷費です）
・お支払い：◯月◯日までに、◯◯の方法でお願いします
・写真の掲載：別紙の確認書で、掲載の可否をお知らせください

年度の途中で退園されることになった場合の費用の扱いは、別紙に記載しています。ご不明な点は、事務室までお気軽にどうぞ。

② 卒園証書の名前の表記確認（12月）

卒園証書とアルバムに載せるお名前の表記を確認させてください。

下の欄に、お子さまのお名前を記入してご提出ください。漢字の字体（「髙」と「高」、「﨑」と「崎」など）や、ふりがなもあわせてお願いします。園で把握している表記と違う場合は、こちらに合わせて直します。

③ 卒園式の第1報（1月）

卒園式の日程が決まりましたので、先にお知らせします。

・日時：3月◯日（◯）◯時〜（受付は◯時から）
・場所：◯◯保育園　ホール
・ご参加：1家庭◯名までを予定しています

服装や撮影のこと、当日の流れは、2月にあらためてご案内します。お仕事のご予定の調整に、お役立てください。

名前の表記は、園の名簿の字が正しいとは限りません。入園時の手書き書類から転記するうちに、旧字体が新字体に変わっていることがあります。卒園証書は一生残るもの。ここは、ご家庭に直接確かめるのがいちばん確実です。配布前の確認の順番はおたよりの誤字・名前の取り違えを防ぐ配布前チェックも参考にしてください。

確認チェックリスト

全部そろえるのは大変です。最低ラインは、①アルバムを誰が作るか園で決める②費用は先に書面で示す③名前の表記をご家庭に確かめる、の3点。ほかは、できるところから整えれば十分です。

最後の1行が、いちばん効きます。10月に決めたこと、案内文、集金の記録、困ったこと。卒園式が終わったら、ひとつのフォルダにまとめておいてください。卒園後の書類の引き継ぎは、卒園・転園の児童票と保育要録の引き継ぎもあわせてどうぞ。

桜の咲く春の園庭で、卒園証書を抱えた子どもたちを、職員と保護者があたたかい表情で見送っている場面

卒園の準備は、子どもたちが主役の舞台を、見えないところで支える仕事です。式の当日、事務の席から見えるのは、受付の名簿と、ずれた椅子と、足りなくなった上履き袋の予備かもしれません。

でも、子どもたちが卒園証書を抱えて門を出ていくあの日の空気は、秋から一つずつ積み上げてきた段取りの上にできています。名前の一字を確かめたこと、案内を早めに出したこと。その小さな確認が、ご家庭の一生の記念をそっと守っています。

まずは今週、園長・主任と「アルバムを今年はどう作るか」を10分だけ話してみてください。そこが決まれば、残りの段取りは、ちゃんと順番に進んでいきます。

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