早朝の保育園の事務室で、机の上の連絡ノートと手に持ったスマートフォンを見比べて、どちらに書けばいいか迷っている事務担当者
ICT化・書類削減約8分

保育園の職員間の情報共有｜チャットで申し送りもれを減らす整え方

「その話、聞いてないです」——お盆明けの朝、そう言われて胸がちくりとした人はいませんか。

早番の先生には伝えたけれど、遅番の先生には届いていない。連絡ノートには書いたけれど、パートの先生は開く時間がない。仕方なく自分のスマホから個人のメッセージアプリで送ったら、今度は夜中に返信が来てしまった。少ない人数でシフトを回していると、全員が同じ場所に集まる時間そのものが、そもそも作れないんですよね。

伝え方が悪かったわけでも、聞いていない人が悪いわけでもありません。人が入れ替わり立ち替わり働く場所では、口頭とノートだけでは物理的に届かないというだけのことです。

結論：チャットの導入は、ツール選びから始めなくて大丈夫です。先に決めたいのは次の3つだけ。①連絡の置き場所を1つに決める ②そこに載せないものを決める ③いつ見て、いつ見なくていいかを決める。この3つが決まっていれば、どのツールを使ってもうまく回りはじめます。

いま、園の連絡はどこに散らばっているか

まず、責める気持ちを抜きにして、現状を眺めてみましょう。多くの園では、職員間の連絡がだいたいこのくらいの場所に分かれています。

置き場所が6つあると、「どこかには書いてある」けれど「どこを見れば全部わかるか」は誰にも分からない状態になります。申し送りもれの正体は、たいていここです。人の記憶力の問題ではありません。

連絡を「中身」で3つに仕分けます

職員間の連絡を「全体」「クラス」「個人情報」の3つに仕分けて、それぞれ置き場所を分けることを示した図
連絡は中身で置き場所を分けます。全体とクラスはチャットへ、個人情報を含むものは園の書類・システムに置いたままにします。

置き場所を減らす前に、連絡の中身を3つに分けておくと迷いが減ります。

このうち、チャットに載せるのは「全体」と「クラス」だけにします。「個人情報」はチャットに書かず、園のICTシステムの記録欄や、鍵のかかる場所に置いた書類のほうに残す——この線引きをはじめに決めておくと、あとから「あの話、どこまで書いていいんだっけ」で止まらずに済みます。

保管や共有の考え方は 保育園の個人情報、保管と共有のルールを整える基本 にまとめました。あわせて園の規程と照らしてみてください。

手順を小さく分けます

一度に全部を切り替えなくて大丈夫です。次の順番なら、日々の保育を止めずに進められます。

  1. 「全体」の置き場所を1つだけ決める：まずは園全体の連絡だけ。ここを一本化するのが、いちばん効果が出るところです。すでに保育ICTシステムを入れている園なら、その中の連絡・掲示機能から試すのが自然です。入れていない園でも、業務用のチャットサービスから小さく始められます。
  2. 職員のアカウントを園として用意する：ここが大事なところです。職員個人のメッセージアプリのアカウントではなく、園が用意した業務用のアカウントにします。退職時にグループから外す、業務の記録を園に残す、私生活の連絡先を職員同士で交換しなくて済む——この3つが、園と職員の両方を守ってくれます。
  3. グループは最初は2つだけ作る：「全員」と「クラスごと」。最初からたくさん作ると、どこに書くか迷って結局どこにも書かれなくなります。足りなくなってから足せば十分です。
  4. 見る時間を決めて、みんなで声に出して合わせる：たとえば「出勤したら最初の5分」「休憩明け」の2回。返信は不要、読むだけでいいとルールにしておくと、「既読をつけないと悪いかな」という気疲れがなくなります。
  5. 2週間だけ、連絡ノートと並行する：いきなりノートをやめないのがコツです。両方に書く期間を短く設けて、「チャットだけ見れば足りる」と全員が実感できてから、ノートを畳みます。
  6. 月に一度、ふり返る時間を5分だけ取る：職員会議の最後で構いません。「見落とした連絡はあったか」「グループを足したいか」を聞くだけで、運用は自然と園の形に合っていきます。

サービスの機能や料金、使える端末の条件は年々変わります。導入の前には、その時点の提供元の案内で内容を確認してください。選ぶときの見方は 保育ICTシステムの選び方：迷わないための比較ポイント に整理しています。

勤務時間外の連絡を、どう扱うか

チャットを入れると、必ず出てくるのがこの話です。夜や休みの日に通知が鳴ると、便利さより先に疲れが増えてしまいます。

決めておきたいのは、次の2つです。

勤務時間外に業務の連絡へ対応した時間の扱いは、園の就業規則や労使の取り決めによって考え方が変わります。運用を決めるときは、園長・主任と一度そろえて確認しておくと安心です。災害時の一斉連絡は 保育園の災害・登園自粛の一斉連絡｜届く手段を備える手順 も参考にしてみてください。

明日やること

明日ひとつだけやるなら、紙に「園の連絡が今どこに書かれているか」を書き出すことです。連絡ノート、掲示、口頭、個人のアプリ——思いつくまま並べるだけで構いません。

たいてい5つも6つも出てきます。その一覧こそが、これから一本化していく地図になります。ツールを比べるのは、そのあとで大丈夫です。

確認チェックリスト

情報共有の仕組みづくりは、器用な人がいないと回らない仕事ではありません。置き場所を1つ減らすたびに、園の申し送りは静かに確実になっていきます。今日「聞いてないです」と言われたのは、あなたの伝え方が足りなかったからではなく、届く道がまだ一本になっていなかっただけです。その道を引きはじめられるのは、園全体の連絡を見渡している事務のあなたです。

夕方の保育園の事務室で、片付いた机の前に立つ職員ふたりが、肩の力を抜いて笑い合っている様子

伝える相手が多い園ほど、連絡はこぼれます。でもそれは、それだけ多くの人が子どもを見ているということでもあります。ひとつずつ道を整えていけば大丈夫です。今日は、書き出す紙を1枚用意するところまでで十分です。

よければ、こちらも

書類と情報のまわりを軽くする話を、いくつか置いています。

関連用語